Tugas II Rangkuman Laporan Dan Usul

Tugas II

RANGKUMAN LAPORAN DAN USUL

A. LAPORAN

1. Pengertian Laporan

Laporan merupakan suatu jenis dokumen yang sangat bervariasi bentuknya, dan sebab itu sukar diberi suatu batasan pengertian yang jelas. Variasinya mulai dari suatu bentuk laporan yang sederhana berbentuk angka-angka sebagai suatu bentuk gambaran mengenai perkembangan suatu persoalan, sampai kepada laporan yang terdiri dari beberapa jilid buku yang masing masingterdiri dari ratusan halaman.

Laporan ada yang berbentuk isian formulir yang standart, ada yang berbentuk surat, ada pula yang berbentuk buku. Laporan merupakan unsure yang sangat penting, terutama dalam menyusun kebijaksanaan kebijaksanaa.

Sebagai pegangan mengenai pengertian laporan, kita dapat mengatakan bahwa pengertiaan laporan adalah suatu cara komunisi dimana penulis menyampaikan informasi kepada seseorang atau suatu badan karena tanggungjawab yang dibebankan kepdanya.

2. Dasar – Dasar Laporan

            Sebuah laporan bertolak dari beberapa dasar, yaitu: orang yang memberi laporan, pihak yang menerima laporan, serta sifat dan tujuan umum laporan.

a). Pemberi Laporan

Pertama - tama laporan melibatkan pihak atau orang yang memberi laporan. Pemberi laporan dapat berupa perseorangan ataupun sebuah panitia yang di tugaskan utnuk maksud tertentu.

b). Penerima Laporan

            Penerima laporan adalah orang atau badan yang menugaskan, atau dapat pula orang atu badan yang dianggap perlu mendapatkan laporan itu.

c). Tujuan Laporan

            tujuan laporan pada umumnya berkisar pada hal – hal berikut : untuk mengatasi suatu masalah, untuk mengambil suatu keputusan yang lebih efektif, mengetahui perkembangan dan kemajuan suatu masalah, mengadakan pengawasan dan perbaikan untu menemukan tekhnik – tehnik baru dan sebagai nya.

3. Sifat Laporan

            Hasil yang di harapkan dari sifat laporan dapat berupa perbaikan, perubahan, bantuan, perkembangan, penegasan sikap, pengambilan keputusan, sejalan dengan tujuan laporan itu sendiri

            Laporan juga harus mengandung imajinasi yang meliputi masalah pelapor harus tau secara tepat siapa yang menerima laporan itu, pembuatan harus sempurna dan komplit serta laporan juga harus disajikan secara menarik.

4. Macam – Macam Laporan

            Laporan – laporan umum dapat dibagi sesuai dengan bentuk dan maksudnya :

a). Laporan Berbentuk Formulir Lisan

            Laporan berbentuk formulir isian biasanya telah disiapkan blangko  daftar isian yang diarahkan kepada tujuan yang akan dicapai. Laporan semacam ini biasanya bersifat rutin, dan seringkali berbentuk angka – angka.

b). Laporan Berbentuk Surat

            Laporan yang mengambil bentuk ini tidak banyak berbeda dengan sebuah surat biasa, kecuali bahwa ada suatu subjek yang ingin disampaikan agar dapat di ketahui oleh penerima laporan.

c). Laporan Berbentuk Memorandum

            Laporan berbentuk memorandum ini sering digunakan untuk suatu laporan yang singkat dalam suatu hubungan kerja dapat berupa saran , noto atau catatan pendek.

d). Laporan Perkembangan Dan Laporan Keadaan

            Menurut arti katanya laporan perkembangan adalah  suatu macam laporan yang bertujuan untuk menyampaikan perkembangan, perubahan atau tahap mana yang sudah dicapai dalam usaha untuk mencapai tujuan.

            Sebaliknya laporan keadaan mengandung konotasi bahwa tujuan dari laporan itu adalah menggambarkan kondisi yang ada pada saat laporan itu di buat.

e). Laporan Berkala

            Laporan berkala atau laporan periodic dapat dibedakan dari laporan lain berdasaran tujuannya.

            Laporan ini selalu di buat dalam jangka waktu tertentu. Bila laporan ini dibuat dengan sebuah proyek maka dapat juga dinamakan laporan perkembangan

f). Laporan Laboratis

            Salah satu tujuan dari laporan laboratis adalah menyampaian hasil dari percobaan atau kegiatan yang dilakukan dalam laboratoria. Sebab itu seringkali laporan ini hanya memuat percobaan-percobaan yang telah dilakukan

g). Laporan Formal dan Semi Formal

            Laporan formal adalah laporan yang memenuhi semua persyaratan, sedangkan nadanya bersifat imperasional dan materinya disajikan dalam satu pola struktur seperti yang terdapat dalam buku-buku.

Bila ada satu atau dua syarat yang tida terpenuhi maka laporan itu dinamakan laporan semi formal. Bentuk yang akan menjadi cirri sebuah laporan formal adalah :     

§  Sampul

§  Halaman Judul

§  Surat Penyerahan

§  Daftar Isi

§  Pendahuluan

§  Isi Laporan

§  Kesimpulan

§  Apendiks

§  Dan Bibliografi

5. Strutur Laporan Formal

a). Halaman Judul

            Halaman judul biasanya pertama-tama memuat pokok atau topic laporan , kedua: orang atau badan yang akan menerima laporan, ketiga: orang atau badan yang membuat laporan, dan keempat : penanggalan laporan

b). Surat Penyerahan

            Surat penyerahan ( letter of trasmittal ) berfungsi sebagai kata pengantar pada sebuah buku. Sifat dan panjangnya berbeda – beda sesuai dengan tujuan dan sifat topiknya.

c).  Daftar Isi

            Pada prinsipnya sama dengan daftar isi buku, yaitu membuat rekapitulasi dari semua judul yang ada dalam laporan. Dengan demikian pembaca atau penerima laporan dapat segera mengetahui apa isi laporan itu.

d). Ikhtisar Dan Abstrak

            Abstrak (abstract) adalah suatu bagian uraian yang sangat singkat, jarang lebih panjang dari enam atau delapan baris, bertujuan untuk menerangkan kepada para pembaca aspek – aspek mana yang tercaup dalam sebuah uraian tanpa berusaha mengatakan apa yang dibicarakan mengenai aspek – aspek itu.

            Sedangkan Ikhtisar (summary) adalah merupakan suatu bagian dari tulisan yang menyampaikan suatu informasi yang penting dari sebuah laporan dalam bentuk yang sangat singkat.

e). Pendahuluan

            Adapun hal – hal yang dapat dimasukkan dalam pendahuluan adalah :

§  Berita tentang sesuatu yang akan di teliti

§  Perintah untuk melaksanakan penelitian

§  Tujuan melaksanakan penelitian

§  Siapa yang member perintah

§  Siapa saja yang di tugaskan

§  Kapan tugas itu di jalankan dan kapan berakhir

f). Isi Laporan

            Isi Laporan menyangkut inti persoalan, dan segala sesuatu yang bertalian langsung dengan persoalan tersebut.

            Sebab itu isi laporan dapat meliputi: hasil pengamatan mengenai fakta-fakta yang dilaporkan, pencocokan fakta dengan data, semua masalah yang diperkirakan akan membantu atau akan menghambat, pembahasan dan hasil pembahasan mengenai pokok persoalan yang akan dilaporkan.

g). Kesimpulan Dan Saran

            Kesimpulan diturunkan dari fakta-fakta, dan lebih banyak mempersoalkan hubungn- hubungan logis, sebaliknya saran-saran merupakan langkah-langkah atau alternatif-alternatif mana yang dapat diambil supaya masalah itu dapat diatasi sebaik-baiknya.

h). Bagian Pelengkap.

            Bagian yang perlu dimasukkan untuk melengkapi laporan ialah : apendiks (lampiran-lampiran, surat perintah, surat tugas, foto-foto, serta peta dll) dan bibliografi bila laporan itu dikaitkan dengan analisa ilmiah yang mempergunakan bahan - bahan pustaka.           

6. Bahasa sebuah laporan

            Bahasa yang dipergunakan dalam sebuah laporan formal haruslah bahasa yang baik, jelas dan teratur, dan sekurang – kurangya dari segi sintaksis bahasanya teratur, jelas dan memperlihatkan hubungan yang baik antara satu kata dengan kata yang lain.

7. Laporan Buku

            Laporan buku sebenarnya bertujuan untu mendorong mahasiswa membaca buku-buku yang diwajibkan atau dianjurkan serta meningkatkan kemampuan mereka memahami isi buku - buku tersebut. Laporan buu tidak hanya berakhir dengan penyajian ringkasan buku, tetapi perlu diakhiri dengan sebuah kesimpulan.

8. Penutup

            Penutup pada umumnya menjelaskan tentang apa saja yang menjadi pokok sebuah laporan, entah bidang pendidikan, perdagangan, industri, IPTEK, yang semua itu harus disusun secara logis dan jelas.pada bagian terahir selalu disertai penilaian tentang seburuk-buruknya, serta saran-saran untuk mengambil tindakan bila perlu.

B. USUL       

1. Pengertian Usul

            Yang dimaksud dengan usul atau proposal adalah suatu saran atau permintaan kepada seseorang atau suatu badan untuk mengerjakan atau melakukan suatu pekerjaaan.

            Penyusunan  suatu proposal dengan pengertian pertama yang di kemukakan di atas dewasa ini sudah merupakan suatu kegiatan tersendiri dalam usaha. Dalam arti yang kedua sudah sudah lama di kenal dalam kegiatan – kegiatan kenegaraan Dewan Perwakilan Rakyat dapat menyimpulkan usul-usul kepada pemerintah mengenai sesuatu hal.

2. Sifat Dan Jenis Usul

            Adapun macam – macam bidang yang dewasa ini bisa dijadikan sasaran usul yang bersifat bisnis adalah :

§  Penelitian

§  Pengembangan

§  Perencanaan

§  Dan Pemasaran

Seperti halnya dengan laporan, usul dapat dibedakan lagi berdasarkan bentuknya, yaitu bentuk usul formal, semi formal dan non formal.

3. Usul Non Formal

Usul – usul yang bersifat non formal bentuknya beraneka ragam, terlepas dari bentuk mana yang akan di pergunakan sebuah non formal, selalu harus mengandung hahl – hal berikut :

a). Masalah

            Masalah yang disampaikan dalam sebuah usul, haruslah dirumuskan dengan jelas, harus di identifikasi dan dihadapi dengan cermat.

b). Saran Pemecahan

            Saran – saran yang disampaikan untuk memecahkan masalah yang dihadapi, merupakan inti dan sasaran utama dari setiap usul. Yaitu penulis berusaha menampilkan jalan-jalan keluar yang dianggapnya paling baik untuk mengatasi atau menyelesaikan pekerjaan yang dihadapi

c). Permohonan

            Untuk menutup usulnya maka penulis menyampaikan permohonan untuk melaksanakan pekerjaan yang khusus itu atau bersedia menyampaikan informasi untuk keluar dari masalah yang dihadapi.

4. Usul Formal

4.1 Bagian Pelengkap Pendahuluan

a). Surat Pengantar atau Memorendum Pengantar

            Surat pengantar atau memorendum pengantar fungsinya sama dengan penyerahan surat pengantar pada sebuah laporan. Surat pengantar sebuah usulan antara lain berisi tentang :

§  Alasan – alasan penulis

§  Pertemuan

§   Iklan

§  dan Promosi

b). Sampul Halaman Judul

            Pada sampul atau halaman judul dicantumkan identifikasi jenis tulisan itu yang meliputi usul, judul usul, no pengenal, no penawaran. Dibawahnya lagi dicantumkan tanggal penyerahan dan tanggal akhir penyelesaiaan tugas yang akan dikerjakan.

c). Ikhtisar Atau Abstrak

Ikhtisar atau abstrak biasanya menyampaikan inti sari dari masalah dan cara pemecahan yang disampaikan dalam usul tersebut. Tetapi memerlukan suatu gambaran singkat tentang cara dan tekhnik pemecahan yang diusulkan oleh badan atau penulis usul.

d). Daftar Isi

            Daftar isi memuat rekapitulasi dari semua judul utama dan judul bawahan yang terdapat dalam seluruh usul itu sendiri.

e). Penegasan dan Permohonan

            Penegasan mengenai permintaan dapat dimasukkan dalam ikhtisar. Tetapi bila usul yang disampaikan itu cukup panjang lebih baik bagian ini diberikan tempat tersendiri.

4.2 Isi Usul

            Isi usul memuat uraian yang terperinci dari pekerjaan atau tugas yang akan dilakukan, diantaranya:

a). Pembatasan Masalah

            Pembatasan pengertian atas masalah yang dihadapi merupakan suatu hal yang pertama – tama harus dilakukan dengan batasan yang diberikan pada awal usul itu.

b). Latar Belakang

            Sejarah atau latar belakang masalah diuraikan perlu pula dikemukakan apa yang terjadi sekarang atau nanti tidak dapat terlepas dari perkembangan atau sejarahnya pada masa lampau.

c). Luas Lingkup

            Mambatasi luas lingkup persoalan yang dihadapi akan membawa manfaat sekurang – kurangnya dalam dua hal: Pertama penulis usul akan dapat melihat duduk persoalan dengan jelas dan kedua penerima usul akan lebih mudah pula melihat kebaikan dan kelemahannya.

d). Metodologi

            Yang dimaksud dengan metodologi disini adalah kerangka teoretis yang di pergunakan oleh penulis untuk menganalisa, mengerjakan, atau mengatasi masalah yang dihadapi.

e). Fasilitas

            Untuk mengerjakan suatu pekerjaan diperlukan pula fasilitas-fasilitas tertentu. Dipihak lain memiliki fasilitas sendiri akan lebih menekan biaya sehingga kalkulasi biaya yang disodorkan akan menjadi lebih murah.

f). Personalia

            Salah satu factor yang memang turut di perhitungkan oleh penerim usul adalah susunan panitia dari badan yang menyampaikan usul itu yang dilengkapi dengan daftar riwayat hidup, serta pendidikan dan pekerjaan mereka.

g). Keuntungan dan kerugian

Dalam hal ini keuntungan yang di peroleh dapat bersifat keuntungan yang memang langsung diharapkan keuntungan sampingan, keuntungan imatrial, penghematan dan sebagainya.

Sementara kerugiannya adalah sering kali orang takut mengemukakan kekurangan atau keburukan sesuatu yang ditawarkan.dalam jangka panjang hal ini sebenarnya merugikan badan itu sendiri

h). Lama Waktu

            Dalam usul harus di jelaskan lama waktu pekerjaan itu akan diselesaikan. Bila pekerjaan itu terdiri dari tahap – tahap pekerjaan, maka tahap – tahap itu perlu diberikan dengan perincian waktu penyelesaian masing – masing.

i). Biaya

            Biaya merupaka salah satu topic yang juga akan sangat diperhatikan penerima usul. Perincian biaya dapat dibagi untuk : upah, perlengkapan, belanja barang, rupa rupa, biaya umum.

j). Laporan

            Untuk mengikuti tahap pelaksanaan dengan cermat penulis juga menulis laporan. Laporan berisi tentang tahap kemajuan yang akan dicapai dan kapan akan diserahkan hasil laporan setelah pekerjaan itu diselesaikan.   

4.3 Bagian Pelengkap Penutup

            Bagian ini sama dengan laporan dan tulisan formal yang lain berisi bahan kepustakaan, lampiran-lampiran gambar, table dan sebagainya yang dipergunakan dalam usul itu.